Proces voor de totstandkoming van nieuwe regelgeving
STOP gaat uit van een algemeen proces voor de totstandkoming van nieuwe regelgeving gebaseerd op de uitgebreide voorbereidingsprocedure van de AWB. Dit proces zal voor de verschillende soorten regelingen en bevoegd gezagen anders ingevuld worden. In de toepassingsprofielen zal beschreven worden hoe het algemene proces voor een specifiek soort regeling en eventueel een bepaald soort bevoegd gezag uitgewerkt moet worden. Daarbij wordt ook vermeld op welke momenten kennisgevingen en mededelingen gedaan moeten worden; deze zijn uit het algemene proces weggelaten.
STOP ondersteunt het proces met de modellering van regelgeving en juridische instrumenten en de uitwisseling daarvan. Het proces valt in drie delen uiteen:
- Voorbereiding / inspraak / participatie
Als het bevoegd gezag voornemens is een nieuwe regeling in te stellen of een bestaande regeling te wijzigen, volgt eerst een periode van voorbereiding met inspraak en/of participatie. In het algemeen zal een bevoegd gezag hiervoor een nieuw project starten. Dit resulteert in een (nieuwe) versie van de regeling (en bijbehorende informatieobjecten) opgesteld. Een deel van het werk kan door een adviesbureau worden uitgevoerd. Het initiatief tot de wijziging kan ook van een initiatiefnemer komen.
- Besluitvormingsproces
Voordat een concept-regeling of -wijziging juridisch geldig kan worden moet het een besluitvormingsproces doorlopen. Het proces eruit ziet ligt grotendeels vast in wet- en regelgeving zoals de AWB en de Bekendmakingswet. Het sluitstuk van het instellings- of wijzigingsproject is de publicatie van het vastgestelde besluit dat daarna in werking treedt, of het aparte besluit dat de inwerkingtreding van eerdere besluiten regelt.
Voor sommige soorten regelingen is de typische doorlooptijd van een project lang (zoals een AMvB) en/of is de frequentie van wijzigen hoog (zoals een omgevingsplan). Bij het bevoegd gezag zullen verschillende projecten tegelijk lopen.
In een ideale situatie is de bekendmaking van (de inwerkingtreding van) de instelling/wijziging van een regeling het eindpunt van het proces. In de praktijk zullen er in meer of mindere mate aanvullende werkzaamheden zijn die niet direct aan het project gerelateerd zijn:
- Nazorg
De nazorg bestaat uit het beheren van bekendgemaakte informatie en de resulterende geconsolideerde regelgeving. Daaronder valt het corrigeren van verkeerd gepubliceerde informatie, het bijhouden van de status en resultaten van beroepszaken, en het oplossen van samenloop.
Voorbereiding / inspraak / participatie
Een instellings- of wijzigingsproject wordt niet als zodanig door STOP ondersteund. STOP bevat wel een aantal modellen die later in het proces belangrijk worden en die bij de voorbereiding al een rol spelen:
Bij de start van een project moet rekening gehouden worden met het aantal momenten waarop een wijziging beoogd wordt. Dit is in STOP een kapstok (doel] om aan te geven welke versie van regeling(en) en informatieobjecten bij elkaar horen. Het ontwerp van STOP gaat ervan uit dat de administratie die nodig is om de samenhang in de loop van de tijd te volgen tot en met de nazorgfase (STOP versiebeheer) door de software van het bevoegd gezag wordt bijgehouden en dat de eindgebruiker daar geen kennis van hoeft te hebben.
STOP kent modellen voor de regelingen en informatieobjecten waarvan in de voorbereidingsfase nieuwe versies gemaakt worden. De modellen van STOP dicteren de manier waarop tekst en gegevens vastgelegd moeten worden maar stellen geen eisen aan de inhoud ervan. Het bevoegd gezag is ervoor verantwoordelijk dat de inhoud juridisch acceptabel is.
STOP kent een uitwisselingsmechanisme dat het mogelijk maakt dat adviesbureaus en bevoegd gezagen samen kunnen werken in de voorbereidingsfase. Uitgangspunt daarbij is dat (als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen) het bevoegd gezag verantwoordelijk is voor de coördinatie over de projecten heen. Het adviesbureau kan elk project als op zichzelf staand beschouwen.
Voor het goed kunnen uitvoeren is van belang dat het bevoegd gezag (c.q. haar software) aanvullende informatie heeft over de regelgeving waaraan gewerkt wordt. Voor deze informatie zijn geen modellen in STOP beschikbaar:
Bij wijzigingsprojecten: de juridische uitgangssituatie. Aan het eind van het project zal besloten worden op wijzigingen en niet op de resulterende tekst/gegevens van de regelingen/informatieobjecten. De juridische uitgangssituatie kan de op dat moment geldende regelgeving zijn, of het resultaat van een ander besluit. De juridische uitgangssituatie zal (bij tegelijkertijd lopende projecten) in de loop van het project wijzigen. Het overnemen van een gewijzigde juridische uitgangssituatie in de versies uit het project is meer dan een technische handeling: het bevoegd gezag moet nagaan of de overgenomen wijzigingen de project-wijzigingen raken en eventueel aanvullende wijzigingen binnen het project vereisen.
Inzicht in de wijzigingen van tegelijk lopende projecten. Als het bevoegd gezag er pas na vaststelling van de besluiten achter komt dat twee projecten wijzigingen bevatten die niet verenigbaar zijn, dan is aanvullende besluitvorming nodig om dat te corrigeren. Een bevoegd gezag zal dat willen voorkomen door tijdig de projecten bij te sturen.
Publicatie van stukken ter facilitering van inspraak en participatie en verwerken van de reacties. In de voorbereidingsfase kunnen al concepten van regelgeving gedeeld worden met eenieder of met betrokkenen. Het kan gaan om concepten die nog niet volledig zijn uitgewerkt en dus nog niet voldoen aan alle vormvereisten van regelgeving of van besluiten (zoals voorontwerpen). Ook zal het becommentariëren van teksten en gegevens en het ophalen en verwerken van reacties een rol spelen.
Besluitvormingsproces
Het organiseren van het besluitvormingsproces is een intern proces dat elk bevoegd gezag zelf moet organiseren. STOP speelt een rol waar het juridische instrumenten betreft die uiteindelijk gepubliceerd worden:
Het vastleggen van de in het project voorbereide wijzigingen of nieuwe regelingen/informatieobjecten in een (ontwerp-)besluit.
Het publiceren/bekendmaken van het ontwerpbesluit en het vastgestelde besluit, inclusief de wettelijk voorgeschreven bekendmakingen voor de terinzagelegging en de mogelijkheid tot bezwaar of beroep.
Het bevoegd gezag zal in deze fase ervoor moeten zorgen dat de juridische uitgangssituatie van de regeling-/informatieobjectversies uit het besluit zo actueel mogelijk is. Ook zal het bevoegd gezag inzicht moeten hebben hoe de vaststelling van het ene besluit effect kan hebben op het andere besluit. Hiervoor biedt STOP beperkte ondersteuning:
Als er onderlinge afhankelijkheden zijn kan een bevoegd gezag ervoor kiezen het effect van het ene besluit op het andere als conditionele wijziging op te nemen in een van de besluiten.
Het ontwerp van STOP gaat ervan uit dat de onderlinge relaties tussen de versies van de regelingen/informatieobjecten uit de besluiten door de software van het bevoegd gezag (en niet de eindgebruiker) wordt bijgehouden en uitgewisseld. De gegevens over de in- en uitwerkingtreding en terugwerkende kracht zijn daar onderdeel van, ook als die niet expliciet in het besluit staan maar volgen uit wet- en regelgeving. De software dient ook een beeld te hebben van de geldende regelgeving op elk moment in de toekomst.
Nazorg
Als meerdere besluiten tegelijk in werking treden of in werking treden voor andere eerder bekendgemaakte wijzigingen (er ontstaat samenloop), dan kan uit de bekendmakingen niet de geldende regelgeving worden afgeleid. Het bevoegd gezag heeft de wettelijke plicht de verschillende wijzigingen samen te voegen (consolideren) en het resultaat te publiceren. De ondersteuning daarvoor is in STOP verdeeld maar ligt primair bij (de software van) het bevoegd gezag:
De software van het bevoegd gezag moet in staat zijn incomplete consolidatiewerkzaamheden te signaleren. Het bevoegd gezag zal soms in staat zijn de formulering van besluiten na vaststelling nog zodanig aan te passen dat de geldige regelgeving wel uit de bekendmaking af te leiden is; als dat het geval is zal dat in het toepassingsprofiel beschreven zijn.
De LVBB zal ook controleren of de consolidatie compleet is. Het resultaat van de controle is beschikbaar in de vorm van het overzicht van actuele toestanden.
Is dat niet het geval, dan zal het bevoegd gezag als onderdeel van de nazorg de consolidatie moeten voltooien en het resultaat ervan publiceren. Het doorgeven van aanpassingen aan de geconsolideerde regeling verloopt via een revisie.
Na de bekendmaking van een besluit kan blijken dat de tekst en informatieobjecten in de bekendmaking inhoudelijk afwijken van het besluit zoals dat door het bevoegd gezag is vastgesteld. Bijvoorbeeld omdat bij de vaststelling amendementen zijn aangenomen die niet in de gepubliceerde versie van het besluit zijn opgenomen. Dat kan met STOP gecorrigeerd worden:
In een rectificatie wordt aangegeven wat het verschil tussen de vastgestelde en gepubliceerde versie van het besluit is.
Het effect van een rectificatie op de geconsolideerde regeling kan ingewikkeld zijn. In STOP is beschreven hoe de versie-administratie eruit moet zien. Dit is te automatiseren en moet door de software van het bevoegd gezag uitgewerkt worden. De eindgebruiker hoeft geen kennis van deze materie te hebben.
Als er op enig moment verkeerde service-informatie is uitgewisseld tussen de software van het bevoegd gezag en de LVBB, dan moet dat via een technische correctie hersteld worden. Technische correcties zijn onderdeel van het bronhouderkoppelvlak en worden niet in STOP beschreven.
Als beroep wordt ingesteld tegen een besluit, dan moet het bevoegd gezag daarover informatie doorgeven. Het is niet van belang te weten hoe het verloop van de beroepszaken is, maar wel wat het effect is op de regelgeving. STOP biedt als ondersteuning:
Doorgeven van de status van beroep.
Mededeling doen van een uitspraak van een rechter.